Crear una gran experiencia de trabajo remoto como equipo

A estas alturas, es posible que haya encontrado tantos artículos de trabajo remoto como especias en pollo / paneer tikka masala. ¡Mucho sé! Así que en este artículo vamos a profundizar un poco más para entender
por qué el trabajo remoto debe abordarse de una manera un poco especial. Si está buscando algunas recomendaciones clave, puede saltar a las 5 estrategias o a la sección Consejos rápidos. En este artículo vayamos más allá de los clichés. Supongamos que no comenzó a trabajar desde casa en pijama durante las últimas dos semanas cuando el líder de su equipo confirmó la política de trabajo 100% desde casa. Supongamos que la última compañía para la que trabajó no fue Buffer Inc o Github (solo algunas compañías de tecnología aleatorias de Silicon Valley realmente exitosas donde las personas trabajan en sudaderas con capucha, pero sí tienen equipos 100% remotos durante años). ¡Supongamos también que no estás en Laos o Myanmar bebiendo tu tazón de Buda en el café de coworking porque eres un profesional en ser un nómada digital!

Eso significa que también eres un simple mortal como todos nosotros en el equipo de leverist.de. Entonces, probablemente, la decisión de mudarse al trabajo desde casa al 100% fue un gran cambio para usted. Felicidades, hiciste un gran cambio. Ahora es un trabajador remoto, y probablemente parte de un equipo distribuido de trabajadores remotos. Es posible que no sea totalmente inexperto en esto, pero todavía no está seguro de si realmente funciona. ¿Derecha? Probablemente le tomó un par de días limpiar su escritorio, averiguar los horarios de las llamadas de trabajo, averiguar dónde están sus auriculares y finalmente informar a su familia y niños que todavía está trabajando a pesar de que está en casa (en pijama). ¡Ufff! Relájate, te sentimos. No estás solo.

Bueno, el equipo aquí en leverist.de había adoptado el trabajo remoto durante bastante tiempo. Quiero decir, mírennos: somos una plataforma tecnológica desarrollada en GIZ que está haciendo olas al emparejar empresas con proyectos GIZ en todo el mundo donde se necesitan soluciones innovadoras, nuestro equipo está distribuido y tuvimos que ir a distancia. Así que pensamos en compartir algunos de los desafíos que enfrentamos (al igual que usted) al configurar esto y cuáles son algunas de las cosas que hicimos para abordarlos.

El trabajo remoto o la oficina en casa en muchos de nuestros casos tiene sus ventajas: mucha flexibilidad, mucha energía, tiempo y dinero ahorrados y una sensación de autonomía en la forma en que planificamos nuestro día y trabajo. Pero también hay algunas desventajas claras: dificultad en la colaboración, falta de claridad en las tareas y aislamiento social. El trabajo remoto necesita mucha disciplina, enfoque y su propia bolsa de estrategias para enfrentar los desafíos. Es un cambio serio y nos gustaría echarle una mano con esta transición. Desde el último año, he estado trabajando de forma remota con el equipo de leverist.de GIZ, escribiendo mi tesis de maestría sobre trabajo remoto y siendo parte de otros proyectos independientes con compañeros de equipo que trabajan de todo el mundo. Estas son algunas de las cosas que aprendí y compartiré con ustedes:

  1. Los principales desafíos que las personas suelen enfrentar mientras trabajan de forma remota en sus oficinas en casa y trabajan lejos de sus equipos
  2. ¿Cómo puede usted, como líder de equipo o miembro remoto del equipo, apoyarse mutuamente para lograr una experiencia remota exitosa?
  3. Algunos consejos prácticos de las experiencias del equipo de leverist.de de trabajo en equipo distribuido

Los 5 principales desafíos del trabajo remoto

1. Límites reducidos

A muchos les resulta extremadamente difícil mantener una separación del trabajo y la vida una vez que comienzan a trabajar de forma remota. A menudo, en el trabajo remoto, terminamos oscilando entre los dos extremos de ser extremadamente improductivos o estar absortos en la entrega de proyectos, tanto que olvidamos nuestros almuerzos o nos saltamos ese entrenamiento que habíamos planeado. A veces, "se nos permite" trabajar desde casa se toma como un privilegio en las empresas y nos esforzamos más por compensar con nuestra disponibilidad durante todo el día.

2. Falta de conciencia del equipo

Un chat rápido en el escritorio de su colega que podría haber resuelto un problema ahora debe enviarse a través de un mensaje instantáneo. A veces terminamos sintiéndonos tristes si la respuesta sonaba "grosera" o no tenía un :) Empezamos a perdernos las charlas de la máquina de café compartiendo cómo fue nuestro fin de semana y cómo estábamos tan estresados cuando dejar a los niños en el Kita tomó mucho más tiempo de lo que pensábamos. Es muy fácil malinterpretar los sentimientos a través de correos electrónicos o chats en línea. La investigación muestra que la falta de comprensión y conciencia mutua conduce a problemas de comunicación más grandes en equipos dispersos.

Los investigadores han demostrado que la conciencia completa del equipo es en realidad una conciencia de los contextos informales, sociales, estructurales y de espacio de trabajo de los miembros del equipo. El trabajo remoto elimina las señales visuales y de audio que los cerebros humanos necesitan para obtener el contexto completo de una situación. Hace que sea difícil entender y sentir el estado de ánimo en el que se encuentra su colega hoy si no lo vemos.

3. Aislamiento social

Los períodos sostenidos de no trabajar junto con su equipo y la falta de conversaciones informales a menudo hacen que los miembros remotos se sientan aislados del equipo y la empresa. Como humanos, anhelamos interacciones y apreciación de nuestro trabajo y presencia.

4. Distracciones

Si tiene una familia o tiene hijos, la oficina en casa es difícil. Si vives solo,tampoco es fácil. Una charla con tu compañero de piso, un buen café acogedor en el sofá con algo de Spotify en los altavoces y el programa de Netflix está a solo un toque de distancia. Por el momento, se espera que muchos de nosotros cambiemos repentinamente al trabajo desde casa, a pesar de no tener el espacio de trabajo, la capacitación y la configuración adecuados necesarios para un trabajo productivo.

5. Claridad de la comunicación

Cuando compartimos información y tareas, algunas partes son explícitas, otras son implícitas. A veces "asumimos" que la otra persona entiende todo lo que pretendemos transmitir. Eso podría ser un gran error en escenarios de trabajo remoto donde el flujo de información ya está restringido y limitado. Aunque el trabajo en equipo remoto y distribuido está lleno de desafíos, hay muchas soluciones y soluciones. Los rituales simples pueden crear un gran impacto. Como dice Cora, Product Manager de leverist.de, "la magia del trabajo remoto es no tratar de hacer que las personas cambien sus hábitos".

5 estrategias para hacer que el trabajo remoto sea efectivo y centrado en el ser humano

1. Comprender las necesidades humanas

Realicé "entrevistas de empatía" en profundidad para comprender las necesidades humanas centrales de los trabajadores remotos y los miembros del equipo remoto. Cada uno tiene un estilo de trabajo diferente, pero esto es lo que encontré lo que los trabajadores remotos necesitan de sus gerentes:

  • Comentarios rápidos: sobre los paquetes de trabajo que entregan
  • Apreciación y visibilidad de su trabajo
  • Los gerentes deben ser "accesibles"
  • Mentoría y coaching
  • Sentido de pertenencia al equipo
  • La sensación de ser confiado y necesitado por el equipo
  • Información equitativa y visión general de los objetivos más grandes del proyecto
  • Una visión general del progreso de todo el equipo y el estado de las tareas
  • Ser capaz de distribuir de manera justa las tareas en el equipo
  • Poder confiar en las personas con tareas y estar seguros de que se ejecutaría a tiempo y correctamente. Muchos gerentes asocian fuertemente la entrega a tiempo del trabajo con la confianza.
  • Crear un impulso de trabajo y progreso visible.

Las necesidades de los gerentes de equipo remotos fueron:

  • Una visión general del progreso de todo el equipo y el estado de las tareas
  • Ser capaz de distribuir de manera justa las tareas en el equipo
  • Poder confiar en las personas con tareas y estar seguros de que se ejecutaría a tiempo y correctamente. Muchos gerentes asocian fuertemente la entrega a tiempo del trabajo con la confianza.
  • Crear un impulso de trabajo y progreso visible.

Al comprender estas necesidades de la persona en el "otro lado", podemos asegurarnos de que lo hacemos parte de nuestro trabajo y enfoque hacia el trabajo en equipo remoto.

2. Establezca un ritual de check-in y check-out

Las charlas de café o la caminata después del almuerzo son rituales importantes para los equipos. Tarde o temprano, comenzamos a extrañar eso en nuestra configuración de oficina en casa. La mejor idea es continuarlos en algún formato. Los check-ins son una forma intencional deliberada de crear el espacio para que los miembros del equipo compartan cómo se sienten, qué estado de ánimo traen al equipo hoy o cuál ha sido su mayor desafío recientemente u inspirarse en nuestros compañeros de equipo. Crear un espacio para conversaciones honestas sobre éxitos, desafíos y luchas es una excelente manera de construir un entorno donde las personas se sientan "psicológicamente seguras". Esta es una de las cosas más impactantes que afectan positivamente a las personas y los equipos. Las emociones positivas de confianza, apertura y alegría pueden liberar hormonas que nos hacen creativos y de mente abierta. Los líderes de proyectos o componentes pueden configurar registros individuales o registros de equipo donde todos se reúnan y compartan buenos momentos. Estos registros crean un sentido de pertenencia para los miembros del equipo que investigaciones recientes han demostrado que es muy importante para contrarrestar la sensación de aislamiento en el trabajo remoto. La importancia de las conversaciones informales para el éxito del equipo no se puede destacar lo suficiente. De hecho, en la investigación se demostró que los equipos se comunicaban espontáneamente además de las reuniones formales con más éxito que aquellos que utilizaban solo comunicaciones formales planificadas.

3. Crear un marco para la comunicación

Si aún no lo ha hecho, cree una reunión oficial de lanzamiento de trabajo remoto. Haga que su equipo se reúna, le recomendamos que tenga una videollamada y se comunique, por ejemplo, chicos, estamos en un nuevo territorio y analicemos cómo podríamos configurar la mejor manera de colaborar virtualmente. Discutamos quién prefiere qué.


En primer lugar, enlos equipos remotos,es importante mantener las conversaciones muy claras y explícitas sin dejar huecos para que la información implícita sea malinterpretada. En el ejército esto se conoce como "intención de comando". La intención de comando es una explicación del propósito de una tarea, los resultados deseados y cómo procederán exactamente las operaciones para llegar a los resultados deseados. Si trabajas con equipos interculturales,es aún más importante no dejar ningún vacío para la interpretación individual, ya que podría haber muchos significados culturales y contextuales en cada comunicación.

En segundo lugar, en el aspecto técnico de la comunicación, es crucial aclarar los modos y los tiempos. En GIZ, tenemos la opción de usar correos electrónicos, chats de MS Team, llamadas y videollamadas de Skype Empresarial. Hay formas en que nos gusta usar las herramientas y luego hay momentos durante el día en los que nos sentimos más cómodos para usarlas como individuos. Todo esto debe discutirse en las etapas iniciales para alinear y crear un marco para la comunicación donde todos puedan compartir cómo les gusta comunicarse. Por muchoqueseaimportante crear igualdad de información y mantener la mayor cantidad de información pública posible,también es importante encontrar el medio o medios adecuados.

Si la tecnologíalopermite, recomendamos cambiar siempre a las videollamadas, ya que es una experiencia muchomás rica. Una vez que te sientas cómodo con él, las llamadas son mucho más divertidas y las señales visuales hacen que sea más fácil entenderse entre sí y sus respuestas. Nos ayuda a evitar la sensación de aislamiento que seguramente va a surgir de vez en cuando. También se recomienda llamar rápidamente a su compañero de equipo si las cosas se están volviendo demasiado borrosas en los chats instantáneos.

Para configurar estos protocolos, los gerentes pueden reunir al equipo y decidir colectivamente los bloques de tiempo para los chats grupales, los tiempos de "yo" y las llamadas de retroalimentación, etc. Conversaciones como "Oye, normalmente en las primeras horas del día, me gusta hacer mis correos electrónicos y un poco de trabajo enfocado, y por la tarde estoy disponible para llamadas y chats" o "Me gusta tener un check-in rápido antes de comenzar mi día" son muy útiles para establecer los protocolos de comunicación del equipo.

4. Crear igualdad de información y un centro de conocimiento

Para crear una sensación de impulso que haga que el trabajo en equipo sea divertido, tratamos de mantener un tablero Kanban muy actualizado. Etiquetamos nuestras tareas y subtareas en estas tarjetas. Los marcamos bajo tareas pendientes, hacer y hacer y también los etiquetamos como RELACIONES PÚBLICAS, Producto, crecimiento, etc. Con esto, nuestros gerentes de proyecto pueden obtener una visión general rápida sobre el estado de varias tareas y los plazos tentativos y el progreso. También creamos un centro de conocimiento donde todos nuestros documentos colaborativos se agrupan y se hacen accesibles para todos.

En leverist.de, utilizamos Microsoft Teams para la mayor parte de nuestro intercambio de información y colaboración, hemos creado canales de mensajería que funcionan para nosotros:

  1. Canales generales de anuncios
  2. Canales de grupo de trabajo más pequeños
  3. Canal de reuniones de equipo: donde anunciamos reuniones y co-preparamos nuestra agenda antes de las llamadas grupales.
  4. El canal Urgente - para cosas obviamente urgentes
  5. Un canal "done-Yay!", que creamos porque queríamos crear transparencia en torno a lo que se está haciendo y celebrar nuestras victorias.

5. Gestionar los conflictos de forma proactiva y crear esperanza:

Lo que puede ser más desafiante para los líderes de proyectos o equipos remotos es manejar las crisis. Involucrarse personalmente, escuchar cuidadosamente y crear un espacio para la retroalimentación mutua son excelentes maneras de lidiar con problemas individuales. Uno de los entrevistados que trabaja para Salesforce (CRM) -Berlin dijo que el mejor ejemplo de liderazgo que mostró su gerente remoto fue cuando hacia el final del mes todo el equipo de ventas estaba estresado por alcanzar sus objetivos y su gerente de equipo hizo que todos hicieran una videollamada y crearon una sensación de esperanza y les dijeron que se lo tomaran con calma.

Puede que te sientas wow, esto es bastante intenso. Pero muchos de los puntos también son aplicables al trabajo en equipo normal. Esjustoque la falta de estar físicamente juntos en el mismo espacio agrega una capa adicional de complejidad. Para hacerlo más fácil, compilé algunos de los mejores consejos de trabajadores remotos veteranos.

Consejos rápidos

para ayudarte personalmente a tener una buena experiencia trabajando desde casa:

  • No trabajes en pijama. Ponte en tu armadura corporativa para entrar en tu modo detrabajo. Imagina que vas a la oficina.
  • Crea rituales, para ti y para tu equipo.
  • Cree un espacio designado: un escritorio con buena altura, silla ergonómica, algo de luz natural o buena
  • Establezca un ancla cuando desee realizar un trabajo enfocado. Ya sea su bebida caliente favorita o una lista de reproducción de piano. Encuentre lo que funciona para usted.
  • Comunícate y no pases a la clandestinidad. Tenga registros regulares, envíe actualizaciones cortas, tal vez sus objetivos semanales, victorias del día, etc.
  • No descuides la salud, crea límites, no te pierdas tus rituales de desayuno, almuerzo y ejercicio.
  • Si está trabajando desde casa con su familia y parejas, comparta cómo se ve su día y cuándo necesita espacios silenciosos.
  • Crear estructuras y límites para los tiempos de comunicación o los tiempos de enfoque. Tome descansos programados.
  • Escalar la comunicación para mayor claridad:si noestá claro enel texto, levante el teléfono o haga una videollamada. Resuelva los problemas rápidamente.
  • No mantenga a las personas esperando si necesitan alguna información deusted.
  • Cree un centro para documentos y base de conocimientos. Hazlo accesible a todo el mundo.
  • Los líderes de equipo le permiten a su gente saber cómo y cuándo puede su equipo comunicarse con usted. Comparte algunos horarios de apertura.
  • Dar y recibir retroalimentación confrecuencia.
  • Bloquea los sitios web que a menudo te distraen usando un bloqueador de sitios web (uso SelfControlApp para macOS) y trabajo en bloques de tiempo (uso una aplicación de temporizador Pomodoro llamada Flow para macOS)
  • Mantenga una hora de finalización definitiva como lo haría en sus días normales de oficina.

Enlaces: Consejos de trabajo remoto | Herramientas y aplicaciones en línea para el trabajo remoto

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Por:Saptarshi BaksiConsultor de Innovación y Marketing de Productos – leverist.de | |
de rishiwrk@gmail.com de Pensadores de Diseño Linkedin

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