Wie Manager*innen eine positive Remote-Arbeitserfahrung schaffen können, bei der das Team im Mittelpunkt steht

Sie haben sicher schon so viele Artikel für die mobile Arbeit gefunden, wie Gewürze im Hähnchen Tikka Masala enthalten sind. Und glauben Sie mir, ich weiß, wie viele es sind!

Wir werden diesen Artikel vertiefen, um zu verstehen, warum mobiles Arbeiten auf eine etwas spezielle Art und Weise angegangen werden muss. Wenn Sie auf der Suche nach wichtigen Empfehlungen sind, finden Sie unten 5 Strategien und am Ende des Artikels einige kurze Tipps.

Lassen Sie uns mit den Klischees in diesem Artikel aufräumen: Nehmen wir an, dass Sie, seit Ihr Teamleiter letzte Woche 100% Arbeit von zu Hause aus angeordnet hat, nicht mehr im Schlafanzug gearbeitet haben. Angenommen, das letzte Unternehmen, für das Sie gearbeitet haben, war nicht Buffer Inc. oder Github (zwei sehr erfolgreiche Technologieunternehmen im Silicon Valley, in denen die Mitarbeiter* Kapuzen-Sweatshirts tragen und die Teams seit Jahren zu 100 % mobil sind). Nehmen wir auch an, dass Sie nicht in Laos oder Myanmar sind und an Ihrer Buddha-Schale im Co-Working Café nippen, weil Sie ein Profi in der nomadischen digitalen Welt sind!

Das bedeutet, dass Sie ein Normalsterblicher*r sind, genau wie wir alle im leverist.de-Team. Die Anweisung, zu 100% zu Hause zu arbeiten, bedeutet also wahrscheinlich eine große Veränderung für Sie. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft! Sie sind jetzt ein mobiler Mitarbeiter und Teil eines mobilen Teams. Sie sind vielleicht ein wenig unerfahren, aber Sie sind sich noch immer nicht sicher, ob es wirklich funktioniert, oder? Wahrscheinlich haben Sie einige Tage gebraucht, um Ihr Büro zu räumen, Ihre Arbeitszeiten und Anrufe zu planen, herauszufinden, wo Ihre Headsets sind, und schließlich Ihrer Familie und Ihren Kindern mitzuteilen, dass Sie immer noch arbeiten, obwohl Sie zu Hause sind (im Schlafanzug). Puh! Entspannen Sie sich, wir leiden mit Ihnen. Sie sind nicht allein.

Nun, das leverist.de-Team hat schon seit einiger Zeit Erfahrung mit mobiler Arbeit. Ich meine, schauen Sie uns an - wir sind eine von der GIZ entwickelte Online-Plattform, die Wellen schlägt, indem sie GIZ-Projekte aus der ganzen Welt mit Unternehmen des Privatsektors zusammenführt. Unser Team ist sehr verstreut, und wir mussten lernen, bei der Zusammenarbeit mobil zu sein! Aus diesem Grund haben wir beschlossen, einige der Herausforderungen, denen wir (wie Sie) bei unserer Arbeit gegenüberstehen, mit Ihnen zu teilen und Ihnen zu erzählen, was wir tun, um sie zu überwinden.

Mobiles Arbeiten oder Arbeiten im Home Office hat für uns oft Vorteile - viel Flexibilität, viel eingesparte Energie, Zeit und Geld und ein Gefühl der Autonomie, wie wir unseren Tag und unsere Arbeit planen. Aber es gibt auch einige klare Nachteile - Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit, mangelnde Klarheit über Aufgaben und soziale Isolation. Die mobile Arbeit erfordert viel Disziplin, Konzentration und eigene Strategien zur Bewältigung dieser Herausforderungen. Es bringt große Veränderungen mit sich und wir möchten Ihnen bei diesem Übergang eine helfende Hand anbieten. Seit letztem Jahr arbeite ich mit dem leverist.de GIZ-Team mobil zusammen, schreibe meine Masterarbeit über mobiles Arbeiten und bin Teil anderer freiberuflicher Projekte mit Teamkollegen aus der ganzen Welt. Folgende Dinge, habe ich gelernt und möchte ich mit Ihnen teilen:

  1. Die wichtigsten Herausforderungen, denen sich Menschen normalerweise stellen müssen, wenn sie im Home Office und abseits ihrer Teams arbeiten
  2. Wie Sie sich als Teamleiter oder mobile Teammitglieder gegenseitig unterstützen können, um für eine positive Arbeitserfahrung zu sorgen.
  3. Einige praktische Tipps aus den Erfahrungen mit mobiler Teamarbeit des leverist.de-Teams.

Top 5 Herausforderungen der mobilen Arbeit:

1. Weniger Grenzen

Viele Menschen finden es schwierig, eine Trennung von Arbeit und Freizeit aufrechtzuerhalten, wenn sie einmal begonnen haben mobil zu arbeiten. Bei der mobilen Arbeit schwanken wir oft zwischen den beiden Extremen, entweder extrem unproduktiv oder übermäßig mit der Bearbeitung von Projekten beschäftigt zu sein, so sehr, dass wir unser Mittagessen vergessen oder unser geplantes Workout auslassen. Manchmal wird es in Unternehmen als ein Privileg angesehen, von zu Hause aus arbeiten zu „dürfen“, und wir bemühen uns besonders darum, dies durch rund um die Uhr-Verfügbarkeit zu kompensieren.

2. Mangelndes Teambewusstsein

Ein kurzes Gespräch am Schreibtisch Ihres Kollegen, das das Problem hätte lösen können, muss jetzt über eine Sofortnachricht gesendet werden.

Manchmal fehlinterpretieren wir eine Nachricht, wenn die Antwort "unhöflich" klang oder kein Smiley genutzt wurde :) Wir vermissen allmählich die Gespräche an der Kaffeemaschine, in denen wir uns über unser Wochenende austauschen oder darüber, wie gestresst wir waren, als es viel länger dauerte, als wir dachten die Kinder in die Kita zu bringen. Es ist leicht, Gefühle durch E-Mails oder Online-Chats falsch zu interpretieren. Untersuchungen zeigen, dass mangelndes gegenseitiges Verständnis und mangelndes Bewusstsein in mobilen Teams zu größeren Kommunikationsproblemen führen.

Forschungen haben gezeigt, dass das vollständige Teambewusstsein tatsächlich ein Bewusstsein für die privaten, sozialen, strukturellen und arbeitsplatzbezogenen Kontexte der Teammitglieder umfasst. Die mobile Arbeit lässt die visuellen und akustischen Hinweise verschwinden, die das menschliche Gehirn benötigt, um den vollständigen Kontext einer Situation zu erfassen. Sie macht es schwer, die Gemütsverfassung, in der sich Ihre Kollegen heute befinden, zu erkennen und zu verstehen, obwohl Sie sie nicht sehen.

3. Soziale Isolation

Längere Phasen des Nicht-Zusammenarbeitens mit Ihrem Team und der Mangel an informellen Gesprächen führen oft dazu, dass sich mobile Mitglieder vom Team und vom Unternehmen isoliert fühlen. Wir Menschen sehnen uns nach Interaktionen und wollen, dass unsere Arbeit und unsere Präsenz wertgeschätzt werden.

4. Ablenkungen

Wenn Sie eine Familie oder Kinder haben, ist Arbeiten im Home Office schwierig. Auch wenn Sie allein leben, ist es nicht einfach. Ein Gespräch mit Ihrer Mitbewohnerin und ein gemütlicher Kaffee auf dem Sofa mit Spotify aus den Lautsprechern oder der Netflix-Show nebenbei ist nur einen Schritt weit entfernt. Aktuell wird von uns erwartet, dass wir plötzlich von zu Hause aus arbeiten, obwohl wir nicht über den geeigneten Arbeitsplatz, die entsprechende Erfahrung und die für eine produktive Arbeit erforderliche Einrichtung verfügen.

5. Klarheit der Kommunikation

Wenn wir Informationen und Aufgaben teilen, tun wir dies teilweise explizit, teilweise implizit. Manchmal „nehmen wir an“, dass die andere Person alles versteht, was wir vermitteln wollen. In mobilen Arbeitssituationen, in denen der Informationsfluss ohnehin bereits eingeschränkt ist, könnte dies ein großer Fehler sein.

Obwohl die Arbeit in mobil arbeitenden Teams mit Herausforderungen verbunden ist, gibt es viele Lösungen und Möglichkeiten bestimmte Fehler zu vermeiden. Einfache Rituale können eine große Wirkung erzielen. Wie Cora, Produktmanagerin bei leverist.de, es ausdrückt: "Die Magie der mobilen Arbeit besteht darin, nicht zu versuchen, die Menschen dazu zu bringen, ihre Gewohnheiten zu ändern".

5 Strategien, um die Arbeit aus der Ferne effektiv und menschenzentriert zu machen

  1. Menschliche Bedürfnisse verstehen

Ich habe ausführliche "Empathie-Interviews" durchgeführt, um die Kernbedürfnisse von Mitarbeiter*innen und mobilen Teammitgliedern zu verstehen. Alle haben einen anderen Arbeitsstil, trotzdem kann ich Aussagen darüber treffen, was mobile Mitarbeiter*innen von ihren Manager*innen brauchen:

  • Schnelles Feedback zu den Arbeitsergebnissen, die sie liefern
  • Würdigung und Sichtbarkeit ihrer Arbeit
  • Manager*innen sollten "zugänglich" sein
  • Mentoring und Coaching
  • Zugehörigkeitsgefühl zum Team
  • Vertrauen vom Team und das Gefühl gebraucht zu werden
  • Die gleichen Informationen wie der Rest des Teams und einen Überblick über die größeren Ziele des Projekts

1. Die Bedürfnisse von Remote-Teammanager*innen waren:

  • Einen Überblick über den Fortschritt des gesamten Teams und den Status der Aufgaben haben
  • …um Aufgaben im Team gerecht verteilen zu können
  • Die Möglichkeit, Personen mit Aufgaben zu betrauen und die Gewissheit, dass diese rechtzeitig und korrekt ausgeführt werden. Viele Manager verbinden die pünktliche Lieferung von Arbeit stark mit Vertrauen.
  • Eine Dynamik, die dazu führt, dass die Arbeit geschieht und der Fortschritt sichtbar wird.
  • Indem wir diese gegenseitigen Bedürfnisse verstehen, können wir sicherstellen, dass wir sie zu einem Teil unserer mobilen Arbeit im Team machen.

Indem wir diese Bedürfnisse der Person auf der "anderen Seite" verstehen, können wir sicherstellen, dass wir sie zu einem Teil unserer Arbeit und unserer Herangehensweise an die Teamarbeit aus der Ferne machen.

2. Richten Sie ein Ein- und Auscheck-Ritual ein

Der Kaffeeklatsch oder der Spaziergang nach dem Mittagessen sind wichtige Rituale für Teams. Früher oder später fangen wir an, diese in unseren Heimarbeitsplätzen zu vermissen. Am besten ist es, sie in einem bestimmten Format fortzusetzen. Virtuelle Check-ins sind eine bewusste Art und Weise, um den Mitgliedern des Teams einen Raum zu schaffen, in dem sie sich darüber austauschen können, wie sie sich fühlen, welche Stimmung sie heute ins Team bringen oder was in letzter Zeit ihre größte Herausforderung war - oder um sich von Teamkolleg*innen inspirieren zu lassen. Raum für ehrliche Gespräche über Erfolge, Herausforderungen und Schwierigkeiten zu schaffen, ist eine großartige Möglichkeit, ein Umfeld zu generieren, in dem sich die Menschen "psychologisch sicher" fühlen. So können Einzelpersonen und Teams besonders positiv beeinflusst werden. Positive Emotionen wie Vertrauen, Offenheit und Verspieltheit können Hormone freisetzen, die uns kreativ und aufgeschlossen machen. Projekt- oder Komponentenleiter*innen können individuelle Check-ins oder Team-Check-ins einrichten, bei denen alle zusammenkommen und sich austauschen können. Diese Check-ins schaffen bei den Teammitgliedern ein Gefühl der Zugehörigkeit, das sich nach jüngsten Untersuchungen als sehr wichtig erwiesen hat, um dem Gefühl der Isolation bei der mobilen Arbeit entgegenzuwirken. Die Bedeutung informeller Gespräche für den Erfolg eines Teams kann nicht genug betont werden. In der Tat zeigte die Forschung, dass Teams, die zusätzlich zu den formellen Besprechungen spontan kommunizierten, erfolgreicher waren als solche, die nur formell geplante Kommunikation verwendeten.

3. Den Rahmen für die Kommunikation schaffen

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, dann erstellen Sie ein offizielles Home Office Starter Treffen. Bringen Sie Ihr Team zusammen, wir empfehlen über eine Videokonferenz z.B. folgendes zu kommunizieren: „Leute, wir befinden uns in einem neuen, unbekannten Gebiet, lassen Sie uns besprechen, wie wir unsere virtuelle Zusammenarbeit am besten einrichten können! Lasst uns diskutieren, wer welche Bedürfnisse hat.“

Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Kommunikation in mobil arbeitenden Teams sehr klar und explizit ist, ohne Lücken zu lassen, in denen implizite Informationen falsch interpretiert werden könnten. Im Militär ist dies als "Auftragstaktik" bekannt. Die Auftragstaktik umfasst eine Erklärung des Aufgabenzwecks, der gewünschten Ergebnisse und des Ablaufs, mit dem diese erreicht werden sollen. Wenn Sie in interkulturellen Teams arbeiten, ist es umso wichtiger, keine Lücken für individuelle Interpretationen zu lassen, da jede Kommunikation viele kulturelle und kontextbezogene Bedeutungen haben kann.

Zweitens ist es auf der technischen Seite der Kommunikation von entscheidender Bedeutung, die Modi und Zeitabläufe zu klären. Bei der GIZ haben wir die Möglichkeit, E-Mails, MS-Team-Chats, Anrufe und Skype for Business Videoanrufe zu nutzen. Es gibt Arten, wie wir die Tools nutzen möchten, und wie sie für uns individuell am bequemsten zu nutzen sind. All dies sollte in der Anfangsphase besprochen werden, um einen Rahmen für die Kommunikation zu schaffen, in dem jeder mitteilen kann, wie er oder sie kommunizieren möchte. So wichtig es ist, Informationsgleichheit zu schaffen und so viele Informationen wie möglich öffentlich zu machen, so wichtig ist es auch, das richtige Medium bzw. die richtigen Medien zu finden.

Wenn es die Technologie erlaubt, empfehlen wir, immer auf Videoanrufe umzuschalten. Wenn Sie sich erst einmal damit vertraut gemacht haben, machen die Anrufe viel mehr Spaß, und die visuellen Hinweise erleichtern das gegenseitige Verständnis und die Antworten. Das hilft uns, das Gefühl der Isolation zu vermeiden, das sicherlich ab und zu auftauchen wird. Es ist außerdem empfehlenswert, schnell Ihre Teamkolleg*innen anzurufen, wenn die Dinge in Chats unklar werden.

Um diese Abläufe einzurichten, können die Manager*innen das Team zusammenbringen und gemeinsam die Zeitblöcke für Gruppengespräche, "Ich"-Zeiten, Feedback-Anrufe usw. festlegen. Aussagen wie "Hey, normalerweise möchte ich in den ersten Stunden des Tages meine E-Mails erledigen und konzentriert arbeiten, und nachmittags stehe ich für Anrufe und Gespräche zur Verfügung" oder "Ich möchte vor Beginn meines Tages schnell einchecken" sind sehr nützlich, um Kommunikationsabläufe des Teams festzulegen.

4. Informationsgleichheit und eine zentrale Wissensplattform schaffen

Um ein Gefühl der Dynamik zu erzeugen, das die Teamarbeit angenehm macht, versuchen wir unser Kanban-Board immer aktuell zu halten. Wir markieren unsere Aufgaben und Unteraufgaben auf verschiedenen Karten. Wir kennzeichnen sie unter "To-Do", "Doing" und "Done" und kennzeichnen sie auch mit Schlagworten wie „PR“, „Produkt“, „Wachstum“ usw. Damit können sich unsere Projektleiter*innen schnell einen Überblick über den Status der verschiedenen Aufgaben und die vorläufigen Deadlines und Fortschritte verschaffen. Wir haben außerdem eine zentrale Wissensplattform geschaffen, auf der alle unsere gemeinsamen Dokumente gebündelt und für alle zugänglich gemacht werden.

Bei leverist.de nutzen wir für zum Informationsaustausch und zur Zusammenarbeit meist Microsoft Teams, wir haben Nachrichtenkanäle geschaffen, die für uns gut funktionieren:

  • Allgemeine Ankündigungskanäle
  • Kleinere Task Force-Kanäle
  • Kanal für Teamsitzungen - hier kündigen wir Meetings an und bereiten unsere Agenda vor.
  • Kanal für offensichtlich dringende Angelegenheiten
  • Ein "Done-Yay!"-Kanal, den wir geschaffen haben, um Transparenz über das zu schaffen, was getan wird und um unsere Erfolge zu feiern.

5. Konflikte managen und eine positive Atmosphäre schaffen

Die größte Herausforderung für mobile Projekt- oder Teamleiter*innen kann der Umgang mit Krisen sein. Persönliches Engagement, sorgfältiges Zuhören und die Schaffung eines Raumes für gegenseitiges Feedback sind gute Möglichkeiten, um mit einzelnen Problemen umzugehen. Einer der Befragten, der für Salesforce (CRM) Berlin arbeitet, sagte, das beste Beispiel für Führungsqualitäten seines Remote-Managers bestand darin, gegen Ende des Monats - wenn das gesamte Team für das Erreichen der Ziele unter Stress stand - sein Teammanager allen per Videoanruf ein Gefühl der Hoffnung vermittelte und ihnen sagte, sie sollten es ruhig angehen lassen sollten.

Vielleicht haben Sie nun das Gefühl wow, das ist kompliziert und neu. Aber viele der Punkte sind auch auf die normale Teamarbeit anwendbar. Es ist nur das Fehlen von physischem Zusammensein im selben Raum, das zusätzliche Komplexität schafft. Um es einfacher zu machen, habe ich einige der wichtigsten Tipps von erfahrenen mobilen Mitarbeiter*innen zusammengestellt.